Produtividade: priorização de tarefas, execução e melhoria do processo

Continuando a série sobre Produtividade, já sabemos o que é produtividade e como nosso cérebro funciona, agora precisamos aprender a planejar as coisas para que nosso cérebro não nos atrapalhe em nossa meta de sermos mais produtivos.

O planejamento, aqui, pode ser dividido em:

• Anotar tarefas a serem executadas
• Priorizar as tarefas
• Executar as tarefas
• Revisar e melhorar o processo

O planejamento vai lhe ajudar a manter o foco até finalizar algo.

Um bom planejamento vai garantir que não seja necessário repetir tarefas e que possamos revisá-las a fim de melhorar o processo. O processo de melhoria na execução das tarefas é sinal de aumento de produtividade.

A produtividade, que eu digo aqui, não é somente sobre trabalhar e entregar muito, você deve levar o foco em ser produtivo para sua vida e não somente para o trabalho. Se você for produtivo fora do escritório, também vai ser produtivo dentro do escritório.

Foco

Já entendemos que o foco é algo muito importante para sermos produtivos.

Manter o foco em uma atividade vai garantir que a executemos rapidamente e com excelência para que não seja necessário repetir ou para que não fiquemos travados em uma mesma tarefa por muito tempo.

Como vimos, o nosso cérebro não está muito afim de focar nas atividades que achamos importante. Ele tem suas próprias prioridades e para manter o foco precisamos nos esforçar um pouquinho mais ou simplesmente ser mais organizados.

Com certeza você já se pegou no meio de uma tarefa importante, lembrou de outra tarefa e já foi tentando agilizar ela, mas no meio disso tudo alguém trouxe mais uma coisa pra você fazer. E agora!?

Esse rolo todo é por que não temos o costume de separar as atividades em tarefas e priorizá-las a fim de executar uma por vez mantendo o foco até finalizar.

Outra coisa que acontece, muito, é que estamos realizando uma tarefa sempre pensando em outra.

Tarefas

Planeje sua vida como uma fábrica. Você possui recursos, materiais e metas para cumprir. Precisa entregar um produto. O produto aqui deve ser sua qualidade de vida e atividades concluídas.

Durante o dia você recebe várias atividades para cumprir, pensa em algo que quer fazer (assitir aquele seriado), alguém vai te chamar pra fazer alguma coisa… Nossa vida não para pra que foquemos em uma atividade até o final. Como manter o foco em alguma coisa?

Você precisa ter em mente que: Se deixar tudo isso se acumular dentro de sua cabeça, você não vai ter foco.

Você precisa esvaziar sua mente para que seu foco esteja em uma atividade principal. A que você está realizando agora.

Você precisa separar suas responsabilidades e até os pensamentos em tarefas. Desde a maior até a menor responsabilidade, tudo deve ser uma tarefa a ser cumprida.

Anote as tarefas que você precisa cumprir no dia. Separe essas tarefas em pequenas tarefas e as pequenas em tarefas menores ainda e assim vai.

Crie pequenos objetivos para finalizar durante o dia.

Pode ser em um papel ou em algum aplicativo. Em um outro post vou explicar como uso o Wunderlist + o Trello para quebrar as tarefas. Por enquanto só saiba que precisa anotar isso tudo em algum lugar para que não fique pensando o tempo todo nessas atividades.

O fato de anotar vai ajudar a esvaziar sua mente e você vai melhorar o seu foco.

Priorização de tarefas

Com tudo anotado, é hora de identificar o que precisa ser feito agora, o que pode ser feito em sequência (faz essa, depois essa, depois a outra) e podem receber prazos e o que pode ser deixado para depois.

Você não pode deixar de lado uma consulta médica. Isso é muito mais importante do que a maioria das coisas que você vai fazer durante a semana. Essa é uma tarefa a ser feita agora.

Vamos chamar as tarefas que precisam ser feitas agora como tarefas urgentes. Tarefas urgentes não possuem prazos, elas precisam ser feitas ontem!

Imagine que uma aplicação caiu e você precisa colocar ela no ar novamente. Você não pode deixar isso para depois. Essa é uma tarefa urgente.

Talvez você pensou: Mas eu posso marcar a consulta depois do expediente ou outro dia. Tá, ai já é um problema de priorização sobre a qualidade de vida. Se você não está se cuidando, é sinal que está priorizando mal, porém qualidade de vida é assunto para um outro artigo.

As tarefas que podem ser feitas em sequência ou as que podem receber um prazo estipulado, são as tarefas comuns. São as tarefas rotineiras e que possuem benefícios a curto ou longo prazo.

Imagine que você precisa verificar seus emails, depois planejar suas atividades, em seguida começar a executar essas atividades. Essa sequência foi a de tarefas comuns sendo executadas. Você não para uma tarefa urgente para executar uma tarefa comum, porém o contrário pode acontecer.

O que pode ser deixado para depois são tarefas sem muita imporância. Coloque nessa categoria coisas como: olhar perfis de redes sociais, ler notícia sobre futebol, etc. A não ser que você trabalhe com isso, essas não são tarefas importantes, muito menos urgentes para sua produtividade. Porém precisam de um tempinho para elas, pois você não é um robô.

Como disse acima, você vai precisar quebrar as grandes tarefas em tarefas menores e menores e menores… E cada uma dessas tarefas deve ser priorizada a fim de serem executadas em sequência durante o dia até que tudo esteja pronto.

Você precisa identificar qual vai fazer primeiro, qual vem depois, qual depende de outra tarefa e deve sempre determinar prazos para elas.

Executando as tarefas

Com tudo anotado e priorizado, é hora de botar pra quebrar.

Durante a execução de determinada tarefa você pode pensar algo que precisa ser feito, mas não tem relação com a atividade que está executando agora. Anote esses pensamentos para depois que finalizar a atividade em questão.

Depois que acabar a atividade revise o que anotou, veja se são atividades que devem entrar na fila para execução ou se são coisas que podem ser feitas depois.

Anote, também, as coisas que te tiram o foco, como:

Você está realizando uma tarefa e quando percebeu já estava navegando nas redes sociais, parou para ler os emails, começou a conversar com alugém no celular, alguém te chama e você perde um bom tempo conversando com essa pessoa, etc.

Essas anotações servirão para o processo de melhoria.

Tire pausas entre as tarefas para relaxar um pouco. Utilize o tempo das pausas entre as tarefas comuns para realizar aquelas tarefas sem importância. ;)

Muitas vezes você estará focado, vai receber uma mensagem no celular e vai ficar pensando em ler logo. Se você estiver esperando uma mensagem importante, não deixe para depois. Isso pode ser considerado uma tarefa urgente por ser uma mensagem importante. Mas, se estiver só conversando com os amigos, tente segurar um pouco a ansiedade.

Isso acaba sendo bom até para que você não esqueça de responder uma mensagem que deixou para depois.

Revisando e melhorando o processo

Com o tempo você vai perceber que seu foco vai aumentar. No começo é bem difícil deixar de pensar naquela outra coisa que apareceu durante a execução da atividade principal. Isso é extremamente normal.

Você deve revisar se está conseguindo cumprir todas as atividades que você se propôs a resolver durante o dia.

Também deve analisar as tarefas que você categorizou como urgentes. Nós temos o costume de querer tudo para ontem, então é comum que, no começo, você coloque a maioria das coisas como urgentes. O importante é revisar isso e ver se poderia ter estipulado um prazo para essa atividade.

Esse processo de revisão vai ajudar a garantir que você comece a cumprir as atividades em sequência e da melhor maneira possível.

Revise, também, aquela lista de coisas que você anotou durante a execução das atividades principais para entender o que anda te atrapalhando. Você vai conseguir identificar muita coisa que tira seu foco. Verifique como pode remover essas barreiras do seu dia-a-dia.

Resumindo

• Você deve fazer listas de tarefas a serem executadas
• Deve priorizar entre:
  • importante
  • urgente
  • não importante
• Deve executar somente as atividades levantadas e anotar caso apareça outra coisa para fazer
• Deve revisar o que fez durante o dia/semana para melhorar o processo

Nos próximos artigos vou falar sobre uma técnica que estou usando para executar as tarefas e passar mais dicas sobre produtividade.

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