Organizando sua vida pessoal, profissional e estudos com Trello e Kanban (e um pouquinho de Scrum)

A algum tempo eu parei de usar o Trello, uma excelente ferramenta para gestão de projetos, e comecei a usar o Google Keep para gerenciar minha vida.

Eu parei de usar o Trello por que estava ficando insustentável dar conta da quantidade de cards em Todo.

Só que essa mudança não me ajudou muito. O Keep é uma ferramenta de bloco de notas, não de gestão de projetos, e o grande problema da minha organização no Trello é o mesmo problema no uso do Keep: criação de processos, porém a falta disciplina para segui-los.

Neste post eu comentei sobre como eu utilizava o Trello para me organizar:

• Utilizando o Trello para gerenciar Projetos

Recentemente participei de um treinamento sobre Kanban com o Leandro Mattoso e o Sony Maia que deu uma outra visão sobre o Kanban Board e me deu várias ideias sobre organização que pude trazer para o meu contexto.

Agora estou de volta a usar o Trello e Kanban Board para organização pessoal, profissional, estudos e projetos (pessoais ou não).

O que é Kanban

Se você nunca ouviu falar sobre Kanban, vamos entender com esse trecho rápido extraído da Wikipédia, pois explicar o que é Kanban levaria mais um artigo bem grandinho:

Em administração da produção, kanban é um cartão de sinalização que controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. O cartão pode ser trocado por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados.

Coloca-se um Kanban em peças ou partes específicas de uma linha de produção, para indicar a entrega de uma determinada quantidade. Quando se esgotarem todas as peças, o mesmo aviso é levado ao seu ponto de partida, onde se converte num novo pedido para mais peças. Quando for recebido o cartão ou quando não há nenhuma peça na caixa ou no local definido, então deve-se movimentar, produzir ou solicitar a produção da peça. O Kanban permite agilizar a entrega e a produção de peças. Pode ser empregue em indústrias montadoras, desde que o nível de produção não oscile em demasia. Os Kanbans físicos (cartões ou caixas) podem ser Kanbans de Produção ou Kanbans de Movimentação e transitam entre os locais de armazenagem e produção substituindo formulários e outras formas de solicitar peças, permitindo enfim que a produção se realize Just in time - metodologia desenvolvida e aperfeiçoada em 1940 por Taiichi Ohno e Sakichi Toyoda conhecida como Sistema Toyota de Produção. Wikipedia

Como estou usando o Trello como Kanban Board para minha organização

Basicamente tudo o que eu faço voltará a passar pelo Trello.

Desde o que preciso estudar, como vou estudar e se estou estudando, até mesmo tarefas de projetos pessoais e do Training Center.

Colunas

Como de prache, criei as seguintes colunas em um board chamado “personal”:

• backlog
• todo
• doing
• review/follow
• done

Onde backlog é o local onde vão entrar minhas ideias e tarefas a fazer sem priorização. Todo é onde entram as tarefas que receberam priorização e devem ser levadas até o final do board (devem ser feitas). Doing tarefas que estou fazendo no momento. Review/Follow são tarefas quase finalizadas, porém que precisam de algum acompanhamento antes de serem categorizadas como realmente concluídas. E, finalmente, Done são tarefas que eu de fato acabei.

Chamei o board de pessoal por que existem diversos outros boards atrelados ao meu usuário, então este novo será o centralizador das minhas coisas.

Cards

Em cada card devemos colocar um título parecido com: “escrever um artigo sobre minha nova organização no Trello”.

Devemos sempre deixar uma boa descrição no card, afinal podemos escrever uma ideia no backlog e só voltarmos a olhar esse card um mês depois.

Então abuse na descrição! Adicione o máximo de informações como “por que fazer isso”, “como fazer isso”, “resultados que alcançarei com essa tarefa”.

Épicos

Seguindo o exemplo do card sobre a escrita do post sobre a organização no Trello com Kanban: podemos criar um card que centraliza tudo o que precisamos fazer e esse card ficará em doing até terminar todos os tópicos.

Os tópicos, ou sub-tasks, são os checklist’s, como este:

Labels

As labels podem te ajudar a organizar ainda mais seu board. Imagina que algo esteja em backlog porém deve ser priorizado, pois pode acarretar algum inconveniente no futuro. Podemos usar uma label “critico” para especificar que isso deve ser priorizado.

Estou utilizando as seguintes labels: post, ideia, refletir, critico, projeto, training-center, trabalho, estudos, social, pessoal. E em cada label conseguimos colocar uma cor para ficar mais fácil de enxergar as prioridades no board.

Dessas labels, post é uma ideia de artigo a ser escrito. Ideia é a ideia de algum projeto ou coisa do tipo que, normalmente, é atrelado a label projeto. Refletir significa que antes de ser priorizado, este card deve ser repensado, ver se vale a pena gastar energia com isso. Crítico algo que deve ser priorizado para ser finalizado o mais de pressa possível. Projeto pode ser uma tarefa que preciso executar em um projeto específico ou uma ideia de projeto novo. Training-Center tarefas relacionadas diretamente ao Training Center. Trabalho tarefas que podem servir para reaproveitar no meu trabalho — eu não misturo board pessoal com tarefas de trabalho, as tarefas do trabalho estão no Jira, outra ferramenta de gestão, que só é usado para e no horário de trabalho -. Estudos ideia de algo que eu devo estudar ou mesmo uma grade de conteúdos a estudar. Social pode ser uma tarefa ou ideia de projeto social. Pessoal algo pouco específico, porém ainda pessoal, como fazer uma lista de compras.

Limites

Nós temos 24 horas por dia, 7 dias por semana e pouco tempo livre, afinal o trânsito, trabalho e estudos podem ocupar um bom tempo e gastar nossa energia. Para que não acabemos em um burnout é ideal que limitemos o que estamos fazendo.

Leia: Síndrome de bournout, nós precisamos falar sobre isso

Eu coloquei um limite de 5 tarefas no Doing e 5 no Todo. Isso significa que: do backlog só saem, no máximo, 5 tarefas por semana e eu só vou executar 5 tarefas por vez (o que já não é pouca coisa).

Esse limite nada mais é do que visual com base no número na coluna, pois o Trello não limita a quantidade de cards que você pode mover. — E, no meu caso, eu prefiro não adicionar nenhuma extensão no navegador pra que exista esse limite.

Caso eu finalize todas as tarefas de todo, então posso puxar alguma outra do backlog durante a semana mesmo.

O que fazer com cards que não serão processados/priorizados

Muitas vezes aparecem ideias mirabolantes e coisas loucas demais a se fazer. E isso tudo vai pro backlog. Porém algumas dessas ideias não serão executadas de fato, então o que fazemos com elas é arquivar.

Elas não devem permanecer no board fazendo volume e muitas vezes fazendo com que reavaliemos a execução delas a frente de outra tarefa que poderia nos agregar mais valor. Se não faz sentido, arquiva. Se algum dia voltar a fazer sentido, então volta ao backlog ou direto para o todo.

Nada é perfeito

Esse processo todo deve ser visto e revisto o tempo inteiro. Se estiverem coisas demais no Todo e não estiverem saindo, então tem algo errado. O mesmo serve para o Doing. Podemos encontrar pontos onde estamos exagerando, gastando mais energia, simplesmente olhando as labels espalhadas no board.

No meu caso encontrei diversos cards com a label “crítico” sendo que algumas tarefas poderiam ser até mesmo arquivadas, pois já não fazia mais sentido.

É um processo de ir executando tarefas, revisando seu fluxo e corrigindo possíveis falhas de processo.

Revisando o processo

O processo inteiro fica assim:

Eu tenho uma tarefa, ideia ou necessidade de estudos. Eu crio um card na coluna backlog com a descrição da tarefa. Todo domingo eu faço uma análise do backlog e nessa análise encontro as tarefas que devem ser priorizadas para a semana.

As tarefas priorizadas vão para o todo e assim que surgir um espaço na coluna doing eu movo o card para trabalhar nele.

Assim que a tarefa for concluída ela é movida para review/follow ou para done.

Lembrando sempre de usar as labels para enxergar no board qual está sendo a maior quantidade de tarefas que estou executando, como escrever muitos posts (o que não seria nada mal), estudar muito ou mesmo estar perdendo muito tempo em outras coisas.

Baseado nesse apoio visual nós conseguimos identificar se estamos abusando de alguma coisa ou se estamos alcançando uma boa produtividade.

O maior trabalho mesmo foi trazer todas as anotações que eu possuia no Keep para o Trello, pois lá eu não estava seguindo essa organização e agora meu doing está com 12 cards. — Coisa que eu não conseguiria identificar no Keep: eu estava me sobrecarregando, pois, antes da repriorização, eu estava com mais de 30 cards em doing. ;D